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Como orçar decoração de eventos sem perder seu lucro

Quanto custa uma guirlanda de balões? Exatamente o que somam os balões, o seu tempo, a entrega, a montagem, os impostos e o seu lucro. Os decoradores não perdem dinheiro com pedidos baratos, e sim com pedidos sem orçamento, em que metade dos custos nunca foi para o papel. Veja como montar um orçamento de decoração, como transformá-lo num preço para o cliente e como controlar os pedidos quando eles passam de cinco por mês.

O que entra num orçamento de decoração

• Materiais. Balões, flores frescas, fitas, fita adesiva e outros materiais de consumo — tudo o que se gasta no trabalho.
• Aluguéis. Arcos, suportes, vasos, plataformas, drapeados e móveis, próprios ou alugados. Até as suas próprias peças se desgastam, então inclua isso no preço.
• Mão de obra. Preparação, confecção, montagem no local e desmontagem — horas vezes o valor da hora, a sua e a dos seus ajudantes.
• Logística. Entrega na ida e na volta, às vezes duas viagens, estacionamento, espera no local.
• Impostos. IVA, GST ou imposto sobre vendas, se se aplicarem a você, são somados ao preço para o cliente ou incluídos nele e repassados — não são dinheiro seu. O imposto de renda sai do seu lucro. As regras e as alíquotas dependem do seu país e da sua situação.
• Lucro. Aquilo pelo que você trabalha — depois de todos os custos e impostos.

Como definir o preço para o cliente

Há duas abordagens comuns. Custo mais margem: some seus custos e aplique uma margem que cubra seu tempo com mensagens, o esboço, as compras e o risco. Pelo mercado: veja quanto outros decoradores da sua região cobram por montagens parecidas e confira se sobra lucro depois dos custos e impostos. As duas funcionam bem, desde que no fim você veja um número: quanto você ganhou neste pedido.

Por isso “quanto custa uma guirlanda de balões” não tem uma resposta única. Uma guirlanda de duas cores de 3 m entregue numa casa e a mesma guirlanda num local fora da cidade, com montagem tarde da noite, são pedidos diferentes. Precifique o pedido inteiro, não os balões.

Um exemplo de orçamento de decoração de eventos

Um painel fotográfico de aniversário: um arco com guirlanda de balões, números metalizados e um suporte de flores. A estrutura do orçamento, linha por linha:

O cliente costuma ver só o total e o escopo da decoração, enquanto o custo e o lucro ficam com você.

Como controlar os pedidos

Os primeiros pedidos vivem nas mensagens e nas notas. Depois vem uma planilha de Excel: data, cliente, local, valor, sinal, status. Funciona enquanto os pedidos são poucos, mas a planilha tem três pontos fracos: ela não sabe o que tem no pedido, não lembra você da montagem e não calcula o lucro sozinha. Seja o que for que você use, todo pedido deve ter:

• Um status: em andamento, em espera, aprovado, concluído, arquivado.
• A data e o local, com a montagem e a desmontagem no calendário.
• O sinal e o saldo a receber.
• Tarefas: compras, logística, perguntas para o cliente — com prazos.
• O resultado: faturamento e lucro por pedido e por mês.

Orçamentos e controle de pedidos no IQDeco

No IQDeco, o orçamento não é digitado à mão — ele é montado a partir do esboço:

• Um orçamento a partir do esboço. O esboço vira uma linha do orçamento com preço próprio e uma lista expansível de itens. A lista de itens vem do esboço; os preços é você quem define, e os itens do seu estoque recebem o preço de aluguel que você deu a eles.
• Suas próprias linhas. Entrega, montagem, desmontagem e qualquer outro serviço são adicionados à mão, e as linhas podem ser incluídas ou excluídas.
• Custo, impostos e lucro líquido. Os impostos vêm dos dados do seu estúdio: IVA na UE e no Reino Unido ou GST na Austrália, se você for registrado, além de uma estimativa opcional de imposto de renda sobre o lucro; orçamentos nos EUA não têm linha de imposto sobre vendas. Para um cliente empresarial de outro país da UE sob autoliquidação, o IVA é retirado do orçamento. O preço para o cliente é você quem define — a plataforma não impõe margem.
• Sinal e saldo. Botões rápidos de sinal de 30%, 50% e 100% e o saldo a receber direto no cartão do projeto.
• Projetos com status. Em andamento, em espera, aprovado, concluído, arquivado; busca por cliente e local; e no topo, quantos projetos estão em andamento, qual o valor total e qual é o lucro.
• Tarefas e notas. Um registro do projeto por categoria — montagem, compras, orçamento, logística, cliente; as tarefas com prazo vão para o calendário e para as notificações.
• Estatísticas. Faturamento, lucro líquido, número de projetos e conversão por mês, semestre, ano ou um período à sua escolha, com um gráfico de receitas e lucro.
• Uma folha de pedido. A equipe recebe as zonas, os itens e os tamanhos por link — com ou sem preços.