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Contrato de decoração de eventos: o que incluir para balões e casamentos

Um contrato não existe para o tribunal — existe para que não haja discussões antes do evento: o que exatamente vai estar no salão, quanto custa, o que acontece com a taxa de reserva se a festa for cancelada e quem responde pelo arco que os convidados derrubaram à meia-noite. Veja do que é feito o contrato de um decorador para decoração com balões, um painel fotográfico ou um casamento, e quais documentos o acompanham.

Que tipo de contrato o decorador assina

A decoração de eventos costuma ser tratada principalmente como um contrato de prestação de serviços — você projeta a decoração, produz, monta e depois retira —, muitas vezes com produtos, como balões e flores, e equipamentos de aluguel envolvidos. Um só contrato serve para decoração com balões, um painel fotográfico, um casamento, um aniversário ou uma festa de empresa: só mudam a descrição da decoração e os valores. O cliente pode ser uma pessoa que celebra um casamento ou um aniversário, ou uma empresa que contrata um evento corporativo. Com um cliente pessoa física, o contrato precisa respeitar a legislação de defesa do consumidor; com uma empresa, valem as regras habituais entre empresas.

Em muitos países, a legislação do consumidor limita quanto da taxa de reserva você pode reter quando um cliente pessoa física cancela, pode dar um prazo de arrependimento para contratos assinados online ou fora do seu estabelecimento e prevê que o cliente pessoa física veja o preço total com impostos. Confira esses pontos com um advogado local.

O que um contrato de decoração deve incluir

1. Definições. O que significam o evento, o local, o design, o escopo da decoração, os itens de aluguel e de consumo, a montagem e a desmontagem. Sem elas, metade das discussões começa com “eu achei que isso estava incluído”.
2. Escopo dos serviços. O evento, a data, o horário, o local e o endereço, e o escopo da decoração — conforme o design aprovado e o anexo.
3. Aprovação do design. Um esboço ou um render mostra o conceito; não é uma foto da montagem pronta. Diga com clareza quais desvios são aceitáveis: tons de balões e de tecido sob luzes diferentes, a troca de algumas variedades de flores por equivalentes, pequenas diferenças no tamanho e no número de balões.
4. Alterações após a aprovação. Como o cliente pode adicionar ou retirar itens e como o preço é recalculado.
5. Preço e condições de pagamento. O total, a taxa de reserva (sinal) que garante a data, o adiantamento, se houver, e o saldo final, com os prazos. E, à parte, como o preço se relaciona com os impostos: se o IVA, o GST ou o imposto sobre vendas está incluído ou é somado.
6. O local. O que o cliente fornece: acesso, energia, espaço para guardar, proteção contra o tempo ao ar livre, a aprovação do local para o seu método de fixação ou de suspensão. E o que acontece se a montagem não puder ser feita por causa do local.
7. Horários de montagem e desmontagem. As janelas de montagem e de desmontagem e a pessoa que recebe o trabalho. Balões, flores frescas e decoração ao ar livre são montados o mais perto possível do início do evento.
8. Entrega e aceite. Como o cliente confere o resultado e quando ele comunica qualquer problema.
9. Garantias e seus limites. Os balões de látex amolecem em poucos dias, mais rápido no sol e no calor, e um ou outro pode estourar; flores frescas murcham; ao ar livre muito depende do tempo. Acrescente um limite à sua responsabilidade por danos causados pelos convidados ou pelo local, dentro do que a lei local permite.
10. Itens de aluguel. Arcos, suportes, vasos e móveis continuam sendo seus. Quem responde por eles até a desmontagem, como os danos são registrados e se é preciso uma caução.
11. Cancelamento e responsabilidade. O que acontece com a taxa de reserva e o adiantamento se o cliente cancelar o evento, e o que acontece se você cancelar.
12. Direitos sobre fotos e marketing, força maior, proteção de dados, solução de controvérsias e os nomes, contatos e assinaturas das duas partes.

Uma taxa de reserva para garantir a data

A disputa mais comum dos decoradores é um cancelamento a poucos dias do evento. A data já está reservada, você recusou outros clientes e parte dos materiais já foi comprada. Por isso, vale definir a taxa de reserva à parte, numa cláusula própria ou, como faz o IQDeco, num acordo curto e separado: que ela é abatida do preço e o que acontece com ela se o cliente cancelar, se você cancelar e se a data mudar. Os outros valores, o adiantamento e o saldo, ficam no próprio contrato.

Um anexo com o briefing da decoração

Para que, um mês depois, ninguém precise lembrar o que foi combinado, o contrato vem com uma descrição da decoração: os parâmetros, uma descrição do projeto, a lista de itens e as imagens. Assim, tanto o design quanto a lista de itens passam a fazer parte do contrato, e não de uma conversa de mensagens.

Um aceite na entrega

Um termo de conclusão curto, assinado no local ou depois da desmontagem, registra que os serviços foram prestados, quais pagamentos foram recebidos, quais itens de aluguel foram devolvidos e qualquer problema anotado na hora. Ele não tira os direitos legais de um cliente pessoa física, mas resolve a maioria das perguntas “isso foi combinado?”.

Onde encontrar um modelo de contrato para decoradores

Há muitos modelos na internet, mas a maioria foi escrita para decoração de interiores em geral ou para venda de produtos, não para um evento de uma noite com arcos alugados e balões que vão murchar. Se usar o modelo de outra pessoa, confira se ele cobre o design com desvios aceitáveis, a taxa de reserva, as obrigações do local e os itens de aluguel. Peça a um advogado que revise o texto final: este artigo não é aconselhamento jurídico.

Como montar o contrato a partir dos dados do projeto

No IQDeco, o pacote de documentos é montado a partir dos dados do projeto:

• Um contrato de prestação de serviços de decoração que cobre os pontos acima.
• Um acordo de taxa de reserva (sinal).
• O Anexo 1, um briefing de decoração com a descrição, a lista de itens e as imagens.
• Um termo de conclusão do serviço.
• Uma autorização de uso de foto e vídeo, um aviso de privacidade e uma ficha de cuidados e segurança com balões.

Os textos seguem o país da sua conta: UE, Reino Unido, EUA ou Austrália. O evento, a data e o local vêm do projeto, o preço para o cliente e o adiantamento vêm do cartão do projeto, você acrescenta a taxa de reserva no formulário dos documentos, e o saldo é calculado para você; a redação dos impostos segue os dados do seu estúdio. Não há preços de itens nos documentos: o cliente vê o total, não o seu custo. Você informa os dados do seu estúdio uma vez e os do cliente ao gerar os documentos; esses dados do cliente ficam no seu navegador e não são salvos no servidor, porque os documentos são gerados direto no navegador, como arquivos do Word que você pode editar. Prefere a sua própria redação? Baixe um modelo, edite-o e envie a sua versão.