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Cómo presupuestar decoración de eventos sin perder tu ganancia

¿Cuánto cuesta una guirnalda de globos? Exactamente lo que suman los globos, tu tiempo, la entrega, el montaje, los impuestos y tu ganancia. Los decoradores no pierden dinero en los pedidos baratos, sino en los pedidos sin presupuesto, donde la mitad de los costos nunca llegaron al papel. Aquí tienes cómo armar un presupuesto de decoración, cómo convertirlo en un precio para el cliente y cómo llevar el seguimiento de los pedidos cuando pasan de cinco al mes.

Qué entra en un presupuesto de decoración

• Materiales. Globos, flores frescas, cinta, adhesivos y otros consumibles: todo lo que se gasta en el trabajo.
• Alquileres. Arcos, soportes, jarrones, plataformas, drapeados y muebles, propios o alquilados. Incluso tus propias piezas se desgastan, así que inclúyelas en el precio.
• Mano de obra. Preparación, armado, montaje y desmontaje: horas por la tarifa, la tuya y la de tus ayudantes.
• Logística. Entrega de ida y vuelta, a veces dos viajes, estacionamiento, espera en el lugar.
• Impuestos. El IVA, el GST o el impuesto sobre las ventas, si te corresponden, se suman al precio para el cliente o se incluyen en él y se trasladan: no son tu dinero. El impuesto sobre la renta sale de tu ganancia. Las normas y las tasas dependen de tu país y de tu situación.
• Ganancia. Aquello por lo que trabajas, después de todos los costos e impuestos.

Cómo fijar el precio para el cliente

Hay dos enfoques habituales. Costo más margen: suma tus costos y aplica un margen que cubra tu tiempo en mensajes, la maqueta, las compras y el riesgo. Por mercado: mira cuánto cobran otros decoradores de tu zona por montajes similares y luego asegúrate de que quede ganancia después de los costos y los impuestos. Los dos funcionan bien, siempre que al final veas un número: cuánto ganaste con este pedido.

Por eso «cuánto cuesta una guirnalda de globos» no tiene una sola respuesta. Una guirnalda bicolor de 3 m (unos 10 pies) entregada en una casa y la misma guirnalda en un lugar fuera de la ciudad con montaje a altas horas de la noche son pedidos distintos. Pon precio a todo el pedido, no a los globos.

Un ejemplo de presupuesto de decoración de eventos

Un fondo para fotos de cumpleaños: un arco con guirnalda de globos, números de foil y un soporte con flores. La estructura del presupuesto, línea por línea:

El cliente normalmente ve solo el total y el alcance de la decoración, mientras que el costo y la ganancia se quedan contigo.

Cómo llevar el seguimiento de los pedidos

Los primeros pedidos viven en mensajes y notas. Luego llega una hoja de Excel: fecha, cliente, lugar, importe, anticipo, estado. Funciona mientras hay pocos pedidos, pero una hoja de cálculo tiene tres puntos débiles: no sabe qué hay en el pedido, no te recuerda el montaje y no calcula la ganancia por sí sola. Uses lo que uses, cada pedido debería tener:

• Un estado: en curso, en pausa, aprobado, terminado, archivado.
• La fecha y el lugar, con el montaje y el desmontaje en el calendario.
• El anticipo y el saldo pendiente.
• Tareas: compras, logística, preguntas para el cliente, con fechas límite.
• El resultado: ingresos y ganancia por pedido y por mes.

Presupuestos y seguimiento de pedidos en IQDeco

En IQDeco el presupuesto no se escribe a mano: se arma desde la maqueta.

• Un presupuesto desde la maqueta. La maqueta se convierte en una línea del presupuesto con su propio precio y una lista desplegable de elementos. La lista de elementos sale de la maqueta; los precios los pones tú, y los elementos de tu inventario llevan el precio de alquiler que les diste.
• Tus propias líneas. La entrega, el montaje, el desmontaje y cualquier otro trabajo se agregan a mano, y las líneas se pueden incluir o excluir.
• Costo, impuestos y ganancia neta. Los impuestos salen de los datos de tu estudio: el IVA en la UE y el Reino Unido o el GST en Australia si estás registrado, más una estimación opcional del impuesto sobre la renta aplicado a la ganancia; los presupuestos de Estados Unidos no llevan una línea de impuesto sobre las ventas. Para un cliente empresa de otro país de la UE con inversión del sujeto pasivo, el IVA se quita del presupuesto. El precio para el cliente lo decides tú: la plataforma no impone ningún margen.
• Anticipo y saldo. Botones rápidos de anticipo del 30 %, el 50 % y el 100 % y el saldo pendiente directamente en la ficha del proyecto.
• Proyectos con estados. En curso, en pausa, aprobado, terminado, archivado; búsqueda por cliente y lugar; y arriba, cuántos proyectos están en curso, por qué monto y cuál es la ganancia.
• Tareas y notas. Un registro del proyecto por categoría (montaje, compras, presupuesto, logística, cliente); las tareas con fecha límite van al calendario y a las notificaciones.
• Estadísticas. Ingresos, ganancia neta, número de proyectos y conversión de un mes, medio año, un año o el período que elijas, con un gráfico de ingresos y ganancia.
• Una hoja de pedido. El equipo recibe las zonas, los elementos y las medidas desde un enlace, con o sin precios.