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Contrato de decoración de eventos: qué incluir para globos y bodas

Un contrato no está para ir a juicio, sino para que no haya discusiones antes del evento: qué habrá exactamente en la sala, cuánto cuesta, qué pasa con el pago de reserva si se cancela la fiesta y quién responde por el arco que los invitados tiraron a medianoche. Aquí tienes de qué se compone el contrato de un decorador para decoración con globos, un fondo para fotos o una boda, y qué documentos lo acompañan.

Qué tipo de contrato firma un decorador

La decoración de eventos suele tratarse sobre todo como un contrato de servicios (diseñas la decoración, la preparas, la montas y la retiras), a menudo con productos como globos y flores, y equipo de alquiler, de por medio. Un mismo contrato sirve para decoración con globos, un fondo para fotos, una boda, un cumpleaños o una fiesta de empresa: solo cambian la descripción de la decoración y los importes. El cliente puede ser una persona que celebra una boda o un cumpleaños, o una empresa que encarga un evento corporativo. Con un cliente particular, el contrato tiene que respetar la ley de protección al consumidor; con una empresa, se aplican las reglas habituales entre empresas.

En muchos países, la ley de consumo limita cuánto del pago de reserva puedes quedarte cuando cancela un cliente particular, puede dar un plazo de desistimiento para los contratos firmados online o fuera de tu establecimiento y prevé que los clientes particulares vean el precio total con impuestos incluidos. Revisa estos puntos con un abogado local.

Qué debe incluir un contrato de decoración

1. Definiciones. Qué significan el evento, el lugar, el diseño, el alcance de la decoración, los elementos de alquiler y los consumibles, el montaje y el desmontaje. Sin ellas, la mitad de las discusiones empiezan con «yo pensaba que eso estaba incluido».
2. Alcance de los servicios. El evento, la fecha, la hora, el lugar y la dirección, y el alcance de la decoración, según el diseño aprobado y el anexo.
3. Aprobación del diseño. Una maqueta o un render muestra el concepto; no es una foto del montaje terminado. Indica con claridad qué desviaciones son aceptables: los tonos de los globos y las telas bajo otra luz, el cambio de algunas variedades de flores por otras equivalentes, pequeñas diferencias en el tamaño y el número de globos.
4. Cambios después de la aprobación. Cómo puede el cliente agregar o quitar elementos y cómo se recalcula el precio.
5. Precio y condiciones de pago. El total, el pago de reserva (seña) que asegura la fecha, el anticipo si lo hay y el saldo final, con sus fechas de vencimiento. Y, por separado, cómo se relaciona el precio con los impuestos: si el IVA, el GST o el impuesto sobre las ventas están incluidos o se suman aparte.
6. El lugar. Lo que aporta el cliente: el acceso, la corriente, un espacio de almacenamiento, la protección contra el clima en exterior, la aprobación del lugar para tu método de fijación o de colgado. Y qué pasa si el montaje no se puede hacer por causa del lugar.
7. Horarios de montaje y desmontaje. Las franjas horarias para entrar a montar y para retirar la decoración, y la persona que recibe el trabajo. Los globos, las flores frescas y la decoración de exterior se montan lo más cerca posible del inicio del evento.
8. Entrega y recepción. Cómo revisa el cliente el resultado y cuándo avisa de cualquier problema.
9. Garantías y sus límites. Los globos de látex se ablandan en pocos días, más rápido con sol y calor, y alguno puede reventar; las flores frescas se marchitan; en exterior mucho depende del clima. Agrega un límite a tu responsabilidad por los daños causados por los invitados o por el lugar, dentro de lo que permita la ley local.
10. Elementos de alquiler. Los arcos, soportes, jarrones y muebles siguen siendo tuyos. Quién responde por ellos hasta el desmontaje, cómo se registran los daños y si hace falta un depósito de garantía.
11. Cancelación y responsabilidad. Qué pasa con el pago de reserva y el anticipo si el cliente cancela el evento, y qué pasa si cancelas tú.
12. Derechos sobre las fotos y uso en marketing, fuerza mayor, protección de datos, resolución de conflictos, y los nombres, datos de contacto y firmas de ambas partes.

Un pago de reserva para asegurar la fecha

La disputa más común para los decoradores es una cancelación un par de días antes del evento. La fecha está ocupada, has rechazado a otros clientes y parte de los materiales ya está comprada. Por eso vale la pena detallar el pago de reserva por separado, en una cláusula propia o, como hace IQDeco, en un breve acuerdo aparte: que se descuenta del precio y qué pasa con él si cancela el cliente, si cancelas tú y si cambia la fecha. Los demás importes, el anticipo y el saldo, van en el propio contrato.

Un anexo con el brief de la decoración

Para que un mes después nadie tenga que recordar qué se acordó, el contrato va acompañado de una descripción de la decoración: los parámetros, una descripción del proyecto, la lista de elementos y las imágenes. Así, tanto el diseño como la lista de elementos pasan a formar parte del contrato, y no de un hilo de mensajes.

Una firma de conformidad en la entrega

Un acta de entrega breve, firmada en el lugar o después del desmontaje, deja constancia de que los servicios se prestaron, qué pagos se recibieron, qué elementos de alquiler se devolvieron y cualquier problema anotado en ese momento. No le quita a un cliente particular sus derechos legales, pero resuelve la mayoría de las preguntas del tipo «¿eso estaba acordado?».

Dónde conseguir una plantilla de contrato para decoradores

Hay muchas plantillas en internet, pero la mayoría están escritas para la decoración de interiores en general o para la venta de productos, no para un evento de una noche con arcos de alquiler y globos que se van a desinflar. Si usas una plantilla ajena, revisa que cubra el diseño con desviaciones aceptables, el pago de reserva, las obligaciones del lugar y los elementos de alquiler. Pide a un abogado que revise el texto final: este artículo no es asesoramiento legal.

Cómo armar el contrato con los datos del proyecto

En IQDeco, el paquete de documentos se arma con los datos del proyecto:

• Un contrato de servicios de decoración que cubre los puntos de arriba.
• Un acuerdo de pago de reserva.
• El Anexo 1, un brief de decoración con la descripción, la lista de elementos y las imágenes.
• Un acta de entrega.
• Una autorización de uso de fotos y videos, un aviso de privacidad y una hoja de cuidado y seguridad de los globos.

Los textos siguen el país de tu cuenta: la UE, el Reino Unido, Estados Unidos o Australia. El evento, la fecha y el lugar salen del proyecto, el precio para el cliente y el anticipo salen de la ficha del proyecto, el pago de reserva lo agregas en el formulario de documentos y el saldo se calcula solo; la redacción de los impuestos sigue los datos de tu estudio. En los documentos no hay precios de los elementos: el cliente ve el total, no tu costo. Ingresas los datos de tu estudio una sola vez y los del cliente cuando generas los documentos; esos datos del cliente se quedan en tu navegador y no se guardan en el servidor, porque los documentos se generan directamente en el navegador como archivos de Word que puedes editar. ¿Prefieres tu propia redacción? Descarga una plantilla, edítala y sube tu versión.